Der Weg in die M365-Welt
Damit Microsoft
365 im Bau
wirklich ankommt
Der Weg von der eingeführten Lizenz zur neuen Arbeitsweise.
An diesem Punkt stehen Sie vermutlich gerade:
Die Lizenzen sind gekauft, Teams läuft, die Dateien liegen in der Cloud. Und trotzdem arbeitet jeder wie vorher.
Ihre Ablage ist über zwanzig
Jahre gewachsen
Vor 20 Jahren
Ein Netzlaufwerk für alle
Vor 10 Jahren
Jeder Bereich legt eigene Ordner an
Vor 5 Jahren
Cloud, Fotos und Nachrichten kommen dazu
Heute
Microsoft 365 ist lizenziert — die Struktur ist noch die alte
Ordner, Benennungen und Routinen haben sich eingespielt. Jede Abteilung hat ihre eigene Logik dafür. Das funktioniert, solange niemand von außen etwas finden muss. Bei Übergabe, Vertretung oder Prüfung kostet die Suche Stunden. Microsoft 365 stellt genau diese Frage: In welche Struktur soll das Ganze umziehen?
Diese Ordnung ist gewachsen.
Entschieden wurde sie nie.
Zwei Möglichkeiten, damit in M365 umzuziehen
Der bequeme Weg
Technisch
nachbilden
Struktur eins zu eins übertragen
Suche und Copilot laufen gegen die Struktur
Die Entscheidung ist nur verschoben
Der Weg, den wir empfehlen
Erst organisatorisch
lösen
Zuständigkeiten und Struktur entscheiden
Technik darauf aufsetzen
Trägt die nächsten
zehn Jahre
Beide Wege führen zur gleichen Entscheidung. Der bequeme nur später.
„Das haben wir immer so gemacht, und es hat funktioniert.“
Der Einwand stimmt. Er beantwortet die Frage trotzdem nicht.
Was passiert, wenn dreißig Leute gleichzeitig darin arbeiten und eine KI darauf zugreift? Dann entscheidet nicht die Gewohnheit, sondern die Struktur.
So löst TGC den Konflikt
So gehen wir vor: in 6 Schritten
Erst die Organisation, dann die Technik — in sechs Schritten, die im Büro und auf der Baustelle ankommen.
1.
Klären, was Ihre Leute wirklich brauchen
2.
Alle Dateien in ein System bringen
3.
Für jeden Bereich eine feste Aktenstruktur
4.
Absprachen aus dem Postfach in klare Aufgaben
5.
Copilot auf die geordneten Akten setzen
6.
Die neue Arbeitsweise auf die Baustelle bringen
Wer welche Entscheidung treffen muss
Nicht jede Entscheidung liegt an derselben Stelle im Haus.
IT und Digitalisierung
Entscheidet die technischen Maßnahmen, weil dem Anwender der Überblick über die Folgen fehlt.
Geschäftsführung
Muss die organisatorischen Maßnahmen entscheiden, weil ein Anwender sie aus eigenem Antrieb nicht trifft.
Wer die Ablage nicht entscheidet, entscheidet auch über die KI nicht mehr.
So fangen Sie an
Der erste Schritt ist ein Gespräch,
kein Projekt.
Wir schauen uns Ihre Ablage an und sagen Ihnen, wo Sie stehen. Danach entscheiden Sie.