Digitale Bauakte
Jeder findet, was er braucht — auch am ersten Tag auf einer fremden Baustelle.
Die Bauakte entsteht in Microsoft 365 — kein zusätzliches System, sondern Ordnung in dem, was schon vorhanden ist.
Die etwas andere Ablage-Logik
Stellen Sie sich vor, jede Datei trägt ein Etikett: zu welchem Projekt sie gehört, was sie ist und ob sie freigegeben ist. Dann muss niemand mehr wissen, in welchem Ordner sie liegt.
Heute
Suchen
1
Ordner durchklicken
2
Drei fast gleiche Dateien
Grundriss_EG_Rev3.pdf
Grundriss_EG_Rev4.pdf
Grundriss_EG_final_NEU.pdf
3
Kollegen anrufen
„Welcher Grundriss gilt denn jetzt?“
Welche Fassung gilt? Weiß keiner sicher.
Mit der Bauakte
Finden
1
Etikett wählen
2
Die richtige Datei
Grundriss_EG_Rev4.pdf
freigegeben am 12.03.2026
1 Treffer
Fertig.
Das Etikett klebt an der Datei, nicht am Ordner.
Nicht der Ordner sagt was ein Dokument ist – das Dokument sagt es selbst.
Das haben Ihre Bauleiter davon
Acht Handgriffe aus dem Baustellenalltag, die mit einer geordneten Akte kürzer werden.
„Ich finde endlich was in meinen Projekten“
Niklas Hirtz
Bauleiter, Adolf Lupp GmbH + Co KG
Leistungsverzeichnis befragen
Nachträge finden
Baubesprechungen zusammenfassen
Arbeitsschutzkatalog abfragen
Protokollerstellung
Pläne immer im aktuellen Freigabestand
Schriftverkehr zum Vorgang
Zugriff für Nachunternehmer
Die Liste wird länger, sobald Copilot auf den geordneten Akten arbeitet: Was in den Unterlagen steht, lässt sich fragen statt suchen.
Drei Fälle aus der Praxis
Drei Situationen, die in fast jedem Bauprojekt vorkommen — und wie die Bauakte damit umgeht.
Fall 1 — Externe Beteiligte
Alle schauen auf dieselbe Datei
Statt eines Anhangs bekommen Planer, Bauherr und Nachunternehmer einen Link. Alle arbeiten gleichzeitig an derselben Datei — dahinter liegt immer die aktuelle Fassung.
Heute: Anhang
Plan als Anhang
Planer
hat Rev3
Bauherr
hat Rev4
Nachunternehmer
hat „final“
Drei Kopien, drei Fassungen.
Mit der Bauakte: Link
Ein Link zur Akte
Planer
sieht Rev4
Bauherr
sieht Rev4
Nachunternehmer
sieht Rev4
Eine Datei. Alle arbeiten gleichzeitig daran — und sehen dasselbe.
„Wir arbeiten alle gleichzeitig an aktuellen Dokumenten. Es gibt nicht mehr zehn verschiedene Versionen an zehn verschiedenen Plätzen.“
Jonas Bernhard
Adolf Lupp GmbH + Co KG
Fall 2 — Vorgegebene Struktur
Der Bauherr will seine gewohnten Ordner — und bekommt sie
Ihr Team arbeitet in der Bauakte wie gewohnt. Der Bauherr bekommt trotzdem seine vorgegebenen Ordner — Azure Files füllt sie automatisch.
In Ihrer Firma
Ihr Team arbeitet in der Bauakte
Grundriss_EG_Rev4.pdf
Ihr Team sucht über Etiketten.
Azure Files legt automatisch ab
Beim Bauherrn
Er bekommt seine gewohnten Ordner
- Bauherr_Neubau_Kita
- 01_Pläne
- Grundriss_EG_Rev4.pdf
- 02_Protokolle
- 03_Nachträge
Azure Files legt dieselbe Datei automatisch dort ab.
Fall 3 — E-Mails
Niemand sortiert mehr Mails weg
Der Schriftverkehr zu einem Nachtrag liegt heute in sechs Postfächern — und bei zwei Beteiligten in keinem.
Heute
Eine Mail, sechs Ablagen
Freigabe
Nachtrag 04
Bauleitung
eigener Ordner
Polier
gar nicht
Kalkulation
eigener Ordner
Einkauf
Projektordner
Sekretariat
eigener Ordner
Geschäftsführung
gar nicht
Und dann wird nachgefragt
Vier Ordner, zwei Lücken. Wer den Stand braucht, fragt herum.
Stattdessen
Sechs Leute, ein Vorgang
Vorgang Nachtrag 04
Anfrage · Angebot · Freigabe — alles an einem Ort
Alle sehen denselben Stand. Niemand muss ihn verteilen.
Unser Vorgehen
Analyse
Wir sehen uns an, wie heute abgelegt wird: welche Ordner es gibt, wo dieselbe Datei mehrfach liegt und was nur in Postfächern steht.
Spezifische Konfiguration
Merkmale, Ansichten und Freigaben werden auf Ihre Vorgänge zugeschnitten — in Microsoft 365, nicht in einem zusätzlichen System.
Schulen und Einsetzen
Bauleitung, Polier und Verwaltung lernen die Akte an ihren eigenen Projekten kennen. Die ersten Wochen begleiten wir.
Sehen Sie eine fertige
Bauakte
Wir zeigen Ihnen eine Akte aus einem laufenden Projekt und schauen uns danach Ihre Ablage an.