Microsoft 365
Digitale Werkzeuge
in der
Baubranche
Die Toollandschaft von Microsoft 365 ist riesig geworden, und jedes Werkzeug hat seine Berechtigung.
Früher und heute
Drei Werkzeuge haben jahrelang den ganzen Bürobetrieb getragen. Heute sind es Dutzende — und die Frage ist nicht mehr, ob es ein Werkzeug gibt, sondern welches.
Früher
Ein Netzlaufwerk
Ein Postfach
Ein Ordner je Projekt
Alles lag überall — wer etwas suchte, wusste nicht, wo er anfangen soll.
Heute
Petrol markiert: die elf wichtigsten im Bau. Anklicken für die Beschreibung.
Ablage und Dokumente
SharePoint
Jeder Bereich hat seine eigene Ordnerlogik
Problem
Die Bauleitung legt nach Projekt ab, die Kalkulation nach Kunde, das Sekretariat nach Datum. Bei Vertretung oder Übergabe sucht jeder in fremden Ordnern.
Lösung
Eine gemeinsame Ablage für alles, was mehrere betrifft: Unterlagen, Verträge, Pläne, Protokolle. Eine Struktur je Bereich, für alle gleich.
Aha-Effekt
Ist die Ablage einmal entschieden, findet auch die Vertretung den Nachtrag — ohne anzurufen.
Ablage und Dokumente
OneDrive
Der eigene Zwischenstand gehört nicht in die Projektablage
Problem
Entwürfe und Notizen landen auf dem Desktop oder mitten in der Projektablage. Dort sind sie mit dem Rechner weg — oder niemand weiß, welcher Stand gilt.
Lösung
Der persönliche Arbeitsbereich für alles Halbfertige. Fertige Dokumente wandern in die Projektablage, der Rest bleibt hier — gesichert, aber getrennt.
Aha-Effekt
Die Trennung zwischen „mein Zwischenstand“ und „unser Dokument“ ist keine Technikfrage. Sie ist die halbe Ordnung.
Kommunikation
Outlook
Absprachen verschwinden im Postfach
Problem
Nachträge, Termine und Zusagen stehen in Mails. Wer nicht im Verteiler war, erfährt nichts.
Lösung
Outlook bleibt der Weg nach draußen. Nach innen gehört der Schriftverkehr zum Vorgang: die Mail wird zum Dokument in der Akte.
Aha-Effekt
Ein Postfach ist ein Eingang, kein Archiv.
Kommunikation
Teams
Jede Baustelle hat ihre eigene Nachrichtengruppe
Problem
Absprachen laufen über private Chatgruppen auf den Handys. Fotos, Massen und Freigaben liegen außerhalb der Firma.
Lösung
Jedes Projekt bekommt einen Ort: Gespräch, Besprechung und Ablage im selben Fenster. Wer neu dazukommt, liest nach.
Aha-Effekt
Wenn die Ablage neben dem Gespräch liegt, hört das Weiterleiten auf.
Office-Kern
Word
Jedes Schreiben entsteht aus dem letzten Vorgang
Problem
Vertrag, Nachtrag und Protokoll werden aus einem alten Dokument zusammengebaut. Formulierungen, Anlagenverzeichnis und Kopfzeile weichen von Vorgang zu Vorgang ab.
Lösung
Vorlagen für die wiederkehrenden Schreiben liegen in der Ablage und werden von dort geöffnet. Geändert wird der Inhalt, nicht der Aufbau.
Aha-Effekt
Ein Schreiben aus der Vorlage muss nur noch inhaltlich geprüft werden, nicht mehr Zeile für Zeile.
Office-Kern
Excel
Die Aufstellung ist in fünf Fassungen im Umlauf
Problem
Massen und Kostenaufstellungen wandern als Anhang durch die Mail. Welche Fassung die aktuelle ist, klärt sich erst im Gespräch.
Lösung
Eine Datei in der Projektablage, an der mehrere gleichzeitig arbeiten. Änderungen sind sichtbar, frühere Stände bleiben abrufbar.
Aha-Effekt
Solange die Aufstellung als Anhang unterwegs ist, rechnen zwei Leute mit verschiedenen Zahlen.
Office-Kern
PowerPoint
Vor jedem Bauherrentermin fängt die Unterlage von vorn an
Problem
Der Projektstand wird für jeden Termin neu zusammengestellt: Fotos vom Handy, Zahlen aus der Kalkulation, Folien vom letzten Mal.
Lösung
Eine Foliensammlung je Projekt in der Ablage. Für den nächsten Termin wird sie aktualisiert, nicht neu gebaut.
Aha-Effekt
Die Unterlage für den Bauherrn wird zum Nebenprodukt der laufenden Dokumentation.
Aufgaben und Abläufe
Planner
Niemand weiß, wer die Zusage jetzt abarbeitet
Problem
Aufgaben entstehen in Besprechungen, am Telefon und auf der Baustelle. Danach stehen sie in Notizbüchern, Mails und Köpfen.
Lösung
Ein Aufgabenbrett je Projekt: wer, was, bis wann. Aus dem Protokoll wird ein Eintrag, aus dem Eintrag ein sichtbarer Stand.
Aha-Effekt
Eine Besprechung, die mit dem Aufgabenbrett beginnt, ist deutlich kürzer.
Aufgaben und Abläufe
Power Automate
Immer die gleichen Handgriffe, jeden Tag
Problem
Freigaben weiterleiten, Ordner anlegen, Listen pflegen, Erinnerungen schreiben. Kurze Handgriffe, die sich jeden Tag wiederholen.
Lösung
Wiederkehrende Abläufe laufen von selbst: Dokument eingegangen, geht es an die zuständige Person. Vorgang gestartet, entsteht die Aktenstruktur.
Aha-Effekt
Was automatisch läuft, macht keine Stelle überflüssig. Es gibt Zeit für die Arbeit zurück, die niemand automatisieren kann.
Aufgaben und Abläufe
Forms
Rückmeldungen kommen als Zettel, Mail und Anruf
Problem
Mängelmeldungen, Abfragen zur Einsatzplanung und Rückmeldungen aus Einweisungen laufen auf drei Wegen ein und werden von Hand zusammengetragen.
Lösung
Ein Formular, das sich am Handy ausfüllen lässt. Die Antworten landen geordnet in einer Liste, mit der sich weiterarbeiten lässt.
Aha-Effekt
Wer die Abfrage geordnet stellt, muss die Antworten hinterher nicht sortieren.
Die KI-Schicht
Copilot
Die Antwort steht in den Unterlagen, aber niemand hat Zeit zu suchen
Problem
Wer wann welchen Nachtrag freigegeben hat, steckt in Protokollen, Mails und Plänen aus mehreren Jahren.
Lösung
Copilot arbeitet auf den Unterlagen im Unternehmen: fasst zusammen, findet Stellen, bereitet Entwürfe vor.
Aha-Effekt
Copilot findet nichts, was nicht geordnet abgelegt ist. Deshalb kommt die Ablage zuerst.
Für jedes Problem im Bau-Alltag gibt es das passende Werkzeug. Es kommt darauf an, das richtige zu benutzen — nicht eines für alles.
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Einführung und Entscheidungen: was vor der Technik geklärt sein muss und wer es entscheidet.
Digitale Bauakte
Wie aus SharePoint, Outlook und Teams eine Akte je Vorgang wird, in der alles zusammenliegt.
Copilot für Baufirmen
Was die KI-Schicht auf geordneten Unterlagen leistet — und woran sie ohne sie scheitert.
Lassen Sie uns Ihre
Zukunft gestalten
Wir schauen uns an, womit Ihre Leute heute arbeiten, und sagen Ihnen, welches Werkzeug an welcher Stelle passt.